学生或办公人员必看！Word高效排版文章报告小技巧
无论是学生还是职员，都经常会借助排版软件来编辑一份工作总结或者学术论文。
一份条理分明的研究文档或学术著作，定能让上级与导师倍感愉悦，反之一篇条理不清、格式混乱的文稿，会令我们的研究成果显得黯然失色，价值大减。
工整的排版会让文章清晰可读
多数人清楚，若要挑选一个好用又便捷的排版软件，Microsoft Word 是不容忽视的选择。一篇符合标准的学术论文或研究报告，具体包含哪些要素？怎样借助 Word 完成一篇既美观又整齐且条理分明的文稿？接下来，我将分享一些运用 Word 高效处理文章报告的实用方法。
备注：后续描述的运用场景为 Windows Office 365 版本 1904 内的 Microsoft Word，实际运用界面或许会与您当前设备存在差异，但核心功能相同。
基本框架
首先，一篇优秀的报告或论文应该至少应该包含下面这些内容：
尾注、参考：注释、备注或引文 封面
报告的标题与副标题，有时足以应对多数情况，然而封面设计，却能提升整体版式正规感，并强化核心思想表达。
Word 提供了固定的封面模板，用户可以在顶部导航栏选择插入功能，再找到封面选项来应用。
插入预设封面
确实，有些预设的封面可能与我们学术报告的规范风格不太协调，当手动调整 Word 默认模板的格式显得十分不便时，我们完全能够借助表格、文本框等元素自行设计一个专属封面
这里有一个常见的封面范例。一份规范的论文封面至少需要具备报告的题目、个人的资料以及撰写的时刻这三个部分。题目的呈现可以借助文本框进行布局，至于个人的资料和撰写的时刻，则更适合采用表格来实现。
我们能够借助水平排列的文字框把论文的题目安放在封面页的任何方位，通常以页面的上半部分三分之一作为参照。在页面的底部设置个人资料、指导教师、撰写时间等资料。图中展示了采用一个文字框内含一个无边界表格来构建信息单元的做法，这种办法既有助于稳定单元的位置，又能够确保单元内数据的规整排列。
借助表格呈现板块信息十分便捷，能够确保内部文本布局的规整，无需借助空格、Tab等手动格式化手段来实现对齐效果。只要将表格边框隐藏起来，就能使各个模块呈现统一规整的视觉效果。
通过将表格的边框隐藏达到整齐的效果
当前，只需任意选取一张图片或一个文本框等物件，就能开启「绘图工具 → 格式」功能，接着在「对齐」这一页面上，挑选「应用对齐参考线」这项功能，这样就能借助参考线，使标题文本框正中显示。
对齐参考线 目录
撰写文章必须先规划结构，也需要编排索引。Word软件可自动创建索引，在「引用 → 目录」选项中，可直接选用预设的目录格式。我建议选用「自动目录」功能，这样在后续调整时，能借助格式设定来规范各级标题，从而自动刷新目录及其页码，达成目录的自动生成和同步更新。这里的详细内容请看下一部分「各级标题、正文」的介绍。
插入目录
务必留意，目录实质上属于文本范畴，所以能够直接选中全部目录，随后选取定义段落格式，借此调整目录自身的行距、字号等格式，同时也能够更改「目录」名称的格式，令其符合后续各级标题的样式。
直接修改目录部分的格式 各级标题、正文
终于抵达了内容主体部分。一段层次分明、条理清晰的文字最能引发共鸣，所以，我们不仅要在动笔前规划好框架，在行文过程中也可以借助小标题来展示报告的各个章节和构成要素。
Word 软件内置了多种预设格式，包括用于正文的常规样式，以及标题类别的标题一、标题二等不同层级格式，此外还提供了其他多种可直接应用的样式选项。
然而经常出现这样的情况，我们写文章时会忽略预设格式，而是逐个修改各个标题，这样做既消耗时间又耗费精力，也无法让 Word 了解我们文章的段落结构。
Word 内置的样式预设
将光标定位在目标标题行，并选用对应的标题格式，即可完成标题的设定。这样操作之后，不仅能统一调整某一层级标题的展现方式，还能激活先前提及的 Word 自动建立并维护目录的功能。此外，运用此技巧，还能规范全文正文的各项排版要素，涵盖字体类型、尺寸大小以及段落构造等细节。这部分内容请看下文「全局格式的设定」。
尾注、参考
文章末尾，我们借助 Word 进行尾注标注，目的在于清晰注释或标明参考文献，Word 在引用菜单下的插入尾注选项中，为我们准备了直接插入、维护尾注的工具模块。
插入尾注
操作时，可在文本中某个适合标注的位置，点击「添加脚注」按钮，Word 将自动在文件末尾生成脚注清单，同时建立正确的链接，十分便捷。
全局格式的设定
现在，我们基本上已经构建好一篇优秀论文的框架，接下来进行恰当的修饰，我们就能让论文变得井然有序且赏心悦目。
Word 样式的预设应用
先前我曾说明过，Word 能够进行整体的格式配置，因此无需每写一段文字就重复调整样式设置。在「开始 → 样式」这个区域，可以直接更改某个版块的排版方式，或者建立新的格式模板，也可以将预设的样式套用到特定的文字段落上。
自定义某个样式预设的格式
此处即我之前讲到的借助「样式」来规范全文主体排版的方式。Word 通常会自动把非标题（或未定义的文本）看作是「正文」，因此我们能够通过调整「正文」的样式设定，让整篇文章的版式保持统一。
值得说明的是，若未指定字体或样式规范，我建议将系统原装的常规宋体更换为「思源宋体」，更准确地说就是：Source Han Serif。这款由 Google 和 Adobe 共同研发的开源字体「思源宋体」，在众多设备上的呈现品质与视觉表现，远胜于系统自带的宋体字体，并且将其转化为 PDF 文件或直接打印成纸质出版物时，其最终呈现的清晰度与美观度也更为出色。
思源宋体
思源宋体几乎囊括了所有简体中文字符、繁体中文字符、日文字符、韩文字符等 CJK 字符集，当然也包括英文字符，所以选用思源宋体能够显著提升全文的视觉统一性。
附图、表格的题注
文章的学术分量和思想深度决定了它的价值，但缺少图像和图表支撑的文字，会显得单调、信息不足，也难以让人明白。为作品配上恰当的视觉元素，借助折线图、饼图等手段呈现数据，能让文章更吸引人。
为了规范排版并方便引用相关图表，我们常为附图或附表添加标题说明，例如：图1、表3、图6-4等。通常情况下，我们会在图片下方直接插入一行文字，将其设置为居中对齐，字号缩小，并改为楷体样式，以此作为该图片的说明文字。这种做法既无法准确标注图像图表，有时还会由于文字干扰，导致某个图示的说明文字出现在该图之后的一页上。
Word 内置了题注的补充功能，用户能够方便地添加注释，具体操作步骤为，先选定一张图片、某个表格或者一个图表，接着进行鼠标右键操作，从弹出的选项列表中找到并点击「加入注释」这一项。
为图片、图表插入题注
Word软件里的题注功能具备进一步探索的空间，我当前分享的内容并非所有可能性，不过这篇文章关于Word软件中的题注以及图表目录如何实现自动化操作，阐述得相当完备，值得大家借鉴学习。
小结
Word 用于论文或报告的基本排版方法就讲到这里了。这些方法看似都很简单，却确实能让你的文稿拥有整洁大方的版式。Word 的功能当然不止这些。作为 Office 软件套件里我们都会用到的一个组件，Word 里还有许多更高级的用法值得探索。期待通过这篇文章，我们的排版技巧能够超越单纯依靠空格和制表符对齐的阶段，获得进一步改善，谢谢你的关注。
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