标书制作指南：从核心要求到设计排版，新手老手都能懂

不管是职场之中刚刚崭露头角初涉标书事务的新人，还是那些已然经验丰富渴望提升标书质量的老员工，这一份指南都能够为你提供助力。

本文不会去堆砌那些晦涩难懂的术语，也不会遗漏掉核心的细节，它秉持着这样一种教学理念，那就是要把“如何制作标书”这件事讲得清清楚楚、明明白白的，让新手即便没有特别多的经验，也能够直接依照着去做。

这篇文章比较长，但个人认为十分务实和实用。

本章目录

一、标书的核心基本要求

二、 标书的主要内容

1）商务部分：体现“合规性+实力”

2）技术部分：体现“专业性+可行性”

三、 如何设计一份“好看又好读”的标书

1）整体设计上的一般要求

2）摘要说明

3）目录结构

四、标书编写注意事项

五、 标书制作的3个阶段及核心任务

1）准备阶段

2）标书制作阶段

3）收尾阶段

一、标书的核心基本要求

有个原则，先明确：

投标方响应招标方需求，用于展示自身实力的核心文件是标书，其核心目标在于，要让评标专家看到你的诚意，看到你的实力，并且符合招标要求。

所有制作环节，都要围绕这个核心原则展开。

1. 严格响应招标书细节

招标书中的每一项要求，都并非随意撰写而成。特别是那些与众不同的、违背常规的要求，很有可能是甲方的关键需求，或者是竞争对手促使甲方设定的阻碍。

在标书中，务必要针对每一条要求给出相应回应，回应之际，不可直接进行反驳，语气应当委婉，与此同时，要给出清晰明确的结论，还要给出合理的建议，既要体现出专业的程度，又要展现出诚意来。

2. 挖掘并回应甲方潜在需求

大量甲方所具备的真实需求范畴，并未明晰确切地书写于招标文件之内。要是能够于标书中，详尽且具备针对性地展现出对于这些潜在需求方面的理解以及相应解决方案，便会给评标专家留存下深刻印象，极为显著地提升说服力。

二、标书的主要内容

大部分标书，会被划分作商务部分与技术部分，某些招标要求会径直把这两者拆分成“商务标书”以及“技术标书”，进行分开制作、装订，具体依照招标要求就行。

下面分别拆解两部分的核心组成，新手可直接对照整理。

（一）商务部分：体现“合规性+实力”

商务标书所具备的核心作用，在于证实“你具备参与投标的资格，并且拥有足以将项目完成的实力”，着重凸显“符合规定、值得信赖”，其每一项内容皆需依据招标要求严谨准备，不可有所遗漏。

1. 投标主体内容（按招标文件格式填写）

评标专家在现场时，需要去阅读那些数量众多的标书，工作量是非常大的。而且，必须予以严格按照招标方所给定的格式来进行填写，不能随意去调整排版，是这样的。

若处于必要情形之时，能够借助有着不一样颜色的纸张、位于侧边的标签，去区分各不相同的模块，这便于专家去迅速地查找，以及进行对比，比如说在报价的这一部分采用浅色的纸张，而在资质的那一部分运用另外一种颜色，以此来提升阅读时的体验句号。

2. 投标报价及产品清单

这属于商务标书关键要点之一，会对中标几率产生直接作用，关键之处在于具备“准确、合理、清晰”各项特点。

3. 资质证明

这是“证明你有资格投标”的关键，一定要准备齐全、准确。

4. 项目团队介绍

不必要特意去安排公司里职位高的管理人员参与到项目之中，关键要点竟然是“依据实际情况、与项目相契合”。

介绍阶段，需清晰明确团队成员各自的角色分工情况，还要明晰其年龄排列组合状况，以及所具备的资质证书明细，着重突出团队成员在类似项目中已有过的成功经验。

5. 公司简介

别直接去复制公司官网里那简介，得进行针对性的缩写、改写才行哟，要着重凸显出跟本次投标项目联系紧密的那些内容，对于无关的内容能够适当地删减，以此来防止出现冗余情形。

6. 售后服务体系及培训体系简介

注意区分与技术部分的侧重点，避免重复。

要是商务以及技术这两个部分都务必得涉及，那么商务部分着重凸显“服务保障、合规性”，技术部分着重凸显“服务细节、可操作性”。

在评分标准里头，这一项通常是有着确切分值的，建议对公司的项目管理体系进行详尽描述，对售后服务流程予以详细说明，对培训方案给出细致阐述，既要契合招标提出的要求，又要贴合行业所遵循的主流标准。

7. 设备简介

若项目关联相关设备，只需简要讲述设备的核心参数，以及实际使用案例，还有相关证书就行，无需太过冗长，关键在于证实设备契合项目需求，并且质量可靠。

8. 行业典型（成功）应用案例

直接能够用以展示实力的证据是案例，排序这件事相当重要，要将和本次投标项目最为类似的案例，放置在最前面。

具体阐述案例背景，给出解决方案，说明交付效果，列出客户评价，最好附带相关证明材料，像是客户验收报告、合作协议复印件等，以此提升可信度。

9. 补充加分材料

可附上所有对此次投标有益的资料，诸如公司获的奖的证书，专利方面的证书，知识产权相关的证书，承担过重点课题的证明等，这些均为加分的项目。

（二）技术部分：体现“专业性+可行性”

倘若讲商务标书是那用以敲门的砖石，可证实你具备参与投标的资格，那么技术标书便是核心的竞争力所在，能证实你能够将项目妥善做好。着重凸显“方案具备可行性、契合需求、专业且靠谱”，防止出现空泛的理论堆积。

1. 标书摘要说明（非常重要）

摘要并非仅仅是各部分内容的概括，它更得体现投标方的整体思路以及核心优势，建议花费足够多的时间去打磨。

简言之，摘要撰写原则为，要使专家迅速清楚，你领会了项目需求，你所提供的解决方案是怎样的，你具备的核心优势处于何处，为何你能够将这个项目完成得很好。

2. 背景介绍

简述项目所属行业的背景状况，说明甲方的基础情形，着重阐释“做此项目的缘由是什么”，指出“甲方的关键痛点在哪里”，以展现你对项目的深刻领会，这亦是标书针对性的关键体现。

3. 主要设计方案（技术核心部分）

把这当作技术标书里最为关键的部分，这同时还是评标专家着重进行评审的要点。鉴于存在部分评标专家或许并非此领域内顶尖的技术人员，方案的逻辑必须得清晰，不能去堆砌那些晦涩难懂的技术术语，着重阐述“怎样去设计，为何要如此设计，能够解决什么样的问题”。

能从技术的方向着手，对产品进行选型，就性能价格展开对比诸方面去开展，以中立的视角站立，为甲方供给适宜的解决办法，展现专业性与诚意。

4. 项目实施计划（可行性关键）：

重点在于得是那般“具体、可行”状态的，绝不能够只是单纯地喊口号，而这同样属于十分常见的评分要点所在。提议借助专业类工具（像是Project这种）去搞出实施规划来，要清晰地将项目的时间节点、任务分工情况、进度安排状况以及交付物都呈现出来。

同时，项目管理的体系架构得清晰，比如说要遵循ISO9000、CMM等标准，以此来确保实施过程规范；倘若招标书对资质有着特殊要求（像要求具备CMM资质这样），那实施计划就得贴合该资质的相关要求，进而保持一致性。

5. 风险控制和质量控制计划

这部分能体现你的严谨性，让甲方和专家放心。

风险控制措施要实在、质量控制体系要清晰，符合招标要求。

6. 售后服务计划

甲方极为看重的点当中包括售后服务，这同时也是一项常见的评分项，所以务必要尽可能去满足招标提出的要求。对于那些显得重要的服务承诺而言，能够用黑体字或者表格这种方式突出地显示出来，以此使得专家可以快速看到。

7. 产品介绍

产品介绍并非要放置在核心位置，比如说能够放置在附录部分。重点需突出产品的核心性能、适配性，只要贴合项目需求就行；要是产品有厂家所提供的彩页说明，能够适当裁剪之后放进标书，以此提升直观性。

三、如何设计一份“好看又好读”的标书

1. 整体设计的一般要求

风格这一块也可以借助三方工具来提升效率，如下：

云境标书AI产品截图

另外，除了排版，它还支持一键全文、图文并茂，如下：

云境标书AI产品截图

要是属于综合解决方案类标书，因其内容相对较多，那么能够单独增添一章名为“各模块逻辑关系图”的内容，进而简要地论述各部分之间的关联，以此方便专家能够快速理解标书的整体框架。

2. 摘要说明（再强调一次，重中之重）

摘要是对内容进行概括，并非只是简单概括，更关键的是要体现投标方的整体思路以及投标方的思想，它在通常情况下涵盖以下这些内容：

3. 目录结构

诸多的人进行目录的制作，仅仅是借助Word自动生成，这般是远远不足够的。目录所具备的核心作用，乃是“体现逻辑、展示重点”，评标专家常常会经由目录，迅速地判断标书的质量以及投标方的思路。

一个好的目录，要满足2点：

若是要整合多个厂家的方案，就一定要重新去调整目录，从而避免出现那种“各自为政”的状况，进而确保目录能够连贯、能保持统一。

四、标书编写注意事项

（1）标书中出现其他项目、其他客户名称

许多人会径直套用别的案例的资料，忘掉去修改客户的名称，忘掉去修改项目的名称，这于评标现场会被视作“不认真、不专业的表现”，建议安排专人，专门针对这一点展开检查。

（2）拓扑设计、逻辑图错误

技术标书重点在于拓扑图，技术标书重点还在于逻辑图，专家评审核心是拓扑图，专家评审核心亦为逻辑图，绝不能出现关乎结构的错误情况，绝不能将名称进行混淆，例如把本应称作逻辑图的写当作拓扑图，图表标注得清晰才行，图表最好标注上涉及的制图人，图表最好标注上相关的审定人，以此体现出严谨特性。

（3）叙述前后矛盾

标书常常是经由好些不同同事分工去撰写的，极易出现前面和后面表述不是同一个样的状况。提议等到标书撰写完成以后，安排专门负责的人员进行统一稿件的阅读，举办评审方面的会议，核查所有相关内容，保证前后达成一致。

（4）目录结构混乱、无逻辑

目录呈杂乱状态，毫无条理，这能致使专家感到投标方的思路欠缺清晰性，故而，不仅如此，专家还甚至会出现不愿意去仔细阅读标书当中内容的情况。

（5）套话、废话太多

许多人会去摘抄网络里的通用内容，不断堆砌套话，致使语言啰嗦，且言之无物，这既浪费了专家的时间，又无法体现出自身具备的实力。

（6）错别字、用语不当

错别字看似属于小问题范畴，然而极易引发专家内心的反感，特别是当它在摘要部分、核心模块之中、多次呈现出现的状况下，建议在完成相关内容之后，进行反反复复的仔细校对，最好是安排多个不同的人相互交叉进行校对，以此来防止出现错别字以及语病。

五、标书制作的3个阶段及核心任务

1. 准备阶段

核心任务主要为：

① 仔细研读招标文件：逐字逐句阅读，标注出关键信息。

② 按招标文件要求制作，内容可以增加，但绝对不能减少。

③ 制定编写日程表，要严格去执行，明确各模块的负责人是谁，完成时间是何时，还要预留出1至2天的时间用于审查、用于修改。

重点在于，不少公司常常会犯这样的错,那就是不按日程表行事，一直拖延,直至最后一晚才去加班赶工，而这般做法会大幅提升错误出现的风险。

另外，更多的公司呢，是在最后一天的晚上，由销售去收集甲方或者竞争者的信息，然后仓促进行调整，以至于犯下了致命的错误，而这样的错误呀，还特别容易出现投标迟到的现象。

召开项目启动会，要明确分工，从而达成共识，需提前制定标书调整策略，严格依照计划执行，不能临时随意进行修改，这是建议。

2. 标书制作阶段

核心任务主要为：

①着重凸显核心要点：标书里的关键所在，乃是“价格、服务，还有能够吸引专家的差异化方面的内容”，就算招标文件当中并未清晰进行要求，哪怕仅是对投标有益的情况下，也能够酌情予以补充。

②严厉杜绝细节差错：这儿是失分极易之处，再度着重，防止产生下述差错：错别字、页码错误、书页欠缺印刷；价钱不一致、价格大写有误；内容陈旧；产生与此次项目不相关之物（像页眉是其余项目之名）；资质复印件模糊不清、失去效用。

3. 收尾阶段

核心任务主要是，进行印刷的操作，开展装订的工作，实施封装的步骤，每一个步骤，都要与招标要求相契合，还要兼顾专业性以及观感。

（1）印刷要求

清晰的图表，具有更大说服力，其中关键图表重点印刷，因为比大段文字更直观，必要时可制作大幅图表夹在标书中间吸引专家注意。

② 制作报价单进行印刷，其排版要清晰，标注需明确，要方便专家去查阅、对比，可以采取单独装订的方式，或者采用特殊纸张来加以区分。

（2）装订要求

封面要有设计，要简洁，要专业，要大气，不能花哨，要适当放置公司的LOGO，要放置核心理念，还得体现公司实力。

②增添标签页：要是标书程度厚一些，那么于侧边添加标签，对标注各模块名称加以标注，以此方便专家能够快速进行查找；并且还能够运用不同颜色的纸张，来区分商务、技术等不一样的部分。

③ 整体的观感方面：装订这件事，得做到整整齐齐的，而且要牢固无比才好，绝对不可以上演那种出现松动状况的情形，也不能有漏页这种事儿发生。这里还建议一下，千万别在装订这个环节想着去节省费用，因为，一份呈现得精致无比的标书，它能够把公司的重视程度以及专业度给体现出来，这可比单纯依靠文字描述所带来的说服力要强得多。

（3）标书封装（严格按招标要求执行）

① 采用投标专用袋，不要随意更换；

② 在专用袋这儿，要清楚地标明投标编号，还要表明包号，同时得标示出投标设备名称，并且要写清投标单位名称，以此来保证信息是准确无误的。

③ 在进行封口操作时，要注明这样的内容，即“XXXX年X月X日XX:XX前不得启封”，或者，可以采用带有该字样的纸条来封住袋口，此操作必须加盖公司公章，不然，就可能会被认定为无效投标。

（4）正本与副本要求

根据招标所要达到的要求，去准备与之相对应数量的正本以及副本，一般情况下正本是一份，而副本则有好多份。

② 封面必须明确标明“正本”或“副本”；

③ 公司原章需加盖在正本上面，不能用复印件，每页都要有投标授权人的签字，签字内容是全名或者姓氏，按照招标要求来执行。

④ 副本封面，需加盖公司原章，内容与正本保持一致。

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