标书排版乱？教你5步搞定格式，新人必看
标书美化工具处理的是哪一层问题
标书美化工具是一种辅助插件, 它在Word或者WPS中运行, 用于批量处理标书文档格式, 它处理的是格式层的问题, 包括段落之间的空行, 多余的空白页与空格, 表格的对齐与宽高, 图片的大小与版式, 文档里的技术方案、报价、资质证明等内容本身, 不由这类工具产生或修改。
把它单独拿出来加以说明的缘由在于工作量方面的分布情况, 投标文件通常是由好多人分段落去进行编写的, 在进行汇总以后所呈现出的常见状态是, 有的人会采用自动编号来做, 而有的人却是手动去敲编号, 有的人选择插入浮动形状来绘制出流程图, 而有的人则是使用图片, 表格存在着有的是居中对齐有的是左对齐这种情况, 字号选取从五号到小四的都有, 并不相同的, 如果逐条手工来进行调整的话, 单次所耗费的时间并非是很长的, 然而累计加起来所占用的却是编制过程当中所使用的时间了。
“投标小菜篮”, 它是启邦策投针对投标新人还有一线投标人员特意琢磨开展而推出的工具, 是以WPS或者Word插件的一种形式来实现使用情形的。它的产品思路怎么样, 是要把投标工作里面那些经常显现、不间断重复、能够按照标准来进行处理的小琐碎问题, 一个一个地分别制作成独立的功能呢: 每一个功能对应着一个具体的问题状况, 能简省一步操作的情况那就尽量少一步操作。
插件形式的工作方式与能覆盖的范围
这类工具于文档编辑器内部运行, 其操作对象乃当前所打开的文档。多数功能皆遵循同一规则, 即: 存在选区之时仅处理被选中的部分, 不存在选区之时则默认针对全文进行操作。诸如清除空行、清除空白页、清除空格、自动转为静态编号、英文转为中文标点等功能, 均依照此逻辑予以执行。
功能大致分为四组：
需要加以说明的是, 有部分表格功能存在已知的跳过条件, 行列置换的时候会跳过那种有着复杂合并情况、包含图片或者呈现嵌套表格形式的表格, 表格宽高锁定对于那种复杂跨页形式的或者纵向合并结构的表格有可能会跳过。这类限制属于正常的处理边界范围, 在处理之前就清楚自己面对的是哪一类表格, 相较于处理之后再进行返工要更加划算一些。
排版、表格、图片三类格式问题的处理方式
不同对象的处理顺序和工具选择并不一样。
处理对象
常见问题
可用功能示例
排版
段落之间, 存在着多出空行的情况, 文档之中夹带着空白页, 正文里面有中英文空格混用的现象, 自动编号在转成PDF之时候错位了, 流程图变成浮动形状之后被挤到页面之外。
将空行予以清除, 把空白页进行清除, 把空格加以清除, 使编号自动转为静态, 把形状予以删除, 选中当前所在页面, 插入横向页面。
表格
单元格里的内容, 换行之后并非处于居中状态, 表格的宽度以及高度会随着内容而进行变动, 存在多个表格, 其样式并不统一, 字体与字号呈现出混杂情况, 需要一张一张进行核对。
把表格内容设置成居中状态, 让表格内容呈现左对齐样式, 确保表格格式保持统一, 将表格宽高实施锁定, 使表格进行智能对齐, 对表格内容字体予以调整, 确定表格的最佳宽度, 逐个去检查表格。
图片
图片的尺寸大小存在差异, 缺失边框或者边框呈现出不统一的状况, 浮动型和嵌入型被混合使用, 需要对每一张图片进行逐一核对。
针对图片, 要进行大小调整, 要开展边框设置, 要实现全文图片格式统一, 要进行格式转换, 要逐一加以检查, 要将其清除。
需要单独提一下表格智能对齐的逻辑: 这种逻辑按照单元格内内容的行数进行判断, 当行数是二行及以下的时候会选择居中对齐, 要是超过二行则采取左对齐的方式。这样的设置比统一都采用居中对齐的方式更贴近阅读习惯, 因为长文本如果居中排列的话反而会导致不好阅读的情况出现的。
聚焦于图片范畴, 关于全文图片格式保持一致的运用方式是, 首先挑选出一张图片当作基准, 接着将全文所有图片统一成为该基准图片的大小以及版式。而清除图片以及进行图片格式转换, 在不存在选区的状况下默认针对全文展开操作, 在使用之前务必要确认当前文档里面不存在不应该被删除的图片。
一次可复用的标书格式调整流程
格式调整适合按固定顺序走一遍，避免来回折腾：
处理之前, 另外保存一份原始的文件, 留存下能够回退的版本。通过页面设置来挑选预设的类型, 这其中涵盖电子标、纸质标、暗标或者奇偶页。应用完之后, 工具会给出复核风险的提示, 涉及到页边距、页眉页脚等相关规则的部分依旧需要人工去进行确认。首先开展全文级别的清理工作, 清理掉空行, 清理掉空白页, 清理掉空格, 自动转换为静态编号, 删除形状。接着进行表格的处理, 先是统一字体以及格式, 然后再处理对齐与宽高。依照当前所选中的表格当作模板来统一表格格式, 将勾选好的格式朝着其他表格进行同步, 且不去复制内容与结构究竟是怎样的, 具体同步哪一些属性能够在窗口当中自己去设定。接着要处理图片了: 先是统一其大小以及版式, 然后再来处理其边框, 最后逐张依次进行检查。以关键词来展开检索从而核对必读项、警告项以及强制项, 一条一条来去精准定位清晰。利用格式模板去补齐或者替换文书。模板总共分成八类, 在生成文书那个时候需要选定下来格式类别、应用场景以及主题称谓, 生成后的结果要插入到光标所在的位置处。修改完毕过后能够保留到“我的”这个地方了, 以便于下一次再次使用的时候方便些。最后要对整体全部通读一回。工具具备处理格式一致性的能力, 然而却没办法判断某段内容放置于此是否恰当, 存在关键词检索、格式模板以及页面设置的位置。
这三个功能不属于排版清理，但在完整流程中位置固定。
按照必读项、警告项、强制项这三类来进行关键词检索, 将检索出的关键词予以高亮显示, 并且支持逐条进行定位。除开默认词库之外, 能够自定义关键词, 在需要回到初始状态时, 借助恢复默认功能来复原。它所具备的价值在于, 把“有没有漏掉某项要求”这种情况, 从通读全文的方式转变为逐条进行核对。
文书格式从哪来的问题, 是由格式模板解决的。模板助手能够预览官方模板或者个人模板, 此外呢, 它也能够在按要求生成文书之后, 把文书插入到光标位置处。
整份文件的页面规则, 是由页面设置来处理的。选择电子标或者纸质标, 又或者暗标, 再或者奇偶页预设后批发量应用, 工具会同时提示复核风险, 预设乃通用规则, 具体项目针对页边距, 以及装订线, 还有字体字号的要求, 仍然是以招标文件作为标准的。
具有美化处理行为, 其关联到素材使用情形。素材被划分成 6 个色系, 素材墙涵盖公共素材以及自有素材, 公共素材是由管理员于素材中台上传的, 自有素材是由个人自行去上传的, 并且上传的文件必须是 docx 类型, 排版要求能够参照公共素材的应用效果。
选择标书美化工具时值得看的几个标准
它是否跟你实际运用的编辑器相契合呢。与此同时用WPS以及Word的团队, 得去确认插件在这两种不同环境当中的可用性, 防止只顾及这一边而不管另一边。
功能的粒度是不是足够精细呢, 一个功能去解决一个问题, 相较于一个“一键美化”按钮而言, 会更加具备可控性, 批量操作最为担心的是不能够预先判断其影响范围, 粒度精细意味着当出现问题的时候, 所产生的影响面较小。
有没有选区跟全文这两种模式呢, 全文清理类的操作风险是比较高的, 要是能限定在选区去执行的话, 那就会安全很多了。
有没有提供可供检查的功能。完成处理可不意味着处理是正确的。一张一张地针对图片进行检查, 一个一个地对表格展开检查, 按照关键词高亮一条一条地去定位, 这样的功能对复核阶段的效率起到了决定性作用。
有没有清楚的边界提示, 哪些结构会被略过, 哪些操作建议预先备份, 要是工具主动讲明白, 使用者就不用靠反复试探来弄清楚。
常见误区与适用边界
几个容易被忽略的点：
把美化当作合规看待, 格式统一与评审合规是不同的两件事, 标书字体字号页边距要求, 电子标文件体积及命名要求, 都得依照招标文件逐一进行确认, 在工具辅助下, 它会依据当初设定的样子成批执行, 仅如此而已。
全文范围的清理, 是不进行备份操作的。清除空白行, 清除图片, 删除形状, 从事这些行为, 当一旦予以执行后, 可撤销的步骤数量是有限的, 所以先另外保存一份, 这是最为省事的保障方式。
疏忽略过所述条件, 对于先前提及的行列置换、表格宽高锁定的略过情形, 要是未曾预先加以确认, 极有可能出现“已然设置然而却未产生效用”这样错误的判定结果。
怀着对尚处于不断完善进程里的功能怀揣过分高的期望。项目分析当下是项目搜索以及结果输出的架构, 还没有接入真实的项目库与模型, 暂时没办法用于实际的项目信息查找。
于适用边界范畴以内, 这般工具适配以 Word 或者 WPS 文档作为交付形态的投标文件格式加以整理的状况, 适配多人协作汇总之后的格式达成统一的情形, 适配需要一张一张去核对表格以及图片的场景。它并不契合用来生成技术方案之中的内容的情况, 也并不契合替代针对招标文件的一条一款都去进行研读的状况。
常见问题解答
该标书美化工具是否会对我的文字内容作出改动呢? 答案是不会。有着排版处理类功能的它, 所针对的是空行、空格、空白页、形状、编号形式、标点形态, 而其中表格和图片功能所针对的是格式属性。表格格式统一且明确, 即不会复制内容和结构。
为什么自动编号要转成静态编号呢。自动编号依靠文档的编号规则, 在多人进行合并的时候, 或是进行格式转换的时候, 亦或是在投放到其他环境当中的时候, 可能会出现重新编号的情况, 或者会有错位的现象。当转成普通正文编号之后, 编号就变成了固定的文字, 不会再随着文档结构的变动而产生变化了。
未选中任何内容之际, 功能会作用于何处呢? 多数功能在不存在选区的状况下, 默认针对全文实施操作。诸如清除空行这项功能。还有清除空白页功能。以及清除空格功能。自动转静态编号功能。图片格式转换功能。清除图片功能等等, 皆是按照此规则来执行的。若不期望对全文产生生效的情况时, 需先选中目标区域, 而后再执行相关操作。
依据当前被选中的表格当作模板, 同步勾选的格式属性, 具体项目似样式、文字字体、表内对齐方式等能够于窗口里自行去设定, 不进行内容及结构的复制, 针对表格格式统一哪个属性能够被同步过去呢标点符号。
页面设置当中的电子标、纸质标、暗标预设能够直接去使用吗, 存在一个情况是可以进行批量应用的, 然而工具会给出复核风险的提示。预设所提供的是通用规则, 具体项目的页边距、字体字号、装订要求是以招标文件作为标准的, 在应用之后仍然需要人工进行核对。
关键词检索对自身的词予以支持吗, 支持定制关键词, 当刚需回归初始词库之际, 运用恢复默认功能便可使之复原。
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