Word排版设计高效技巧：4招解决格式错乱，告别加班熬夜

现在的许多职场人士是不是都面临着类似的烦恼? 明明只需要修改一份普普通通的文件, 却偏偏要花掉大半天的工作时间才完成。

那些在网上复制过来的内容, 格式全都乱套了, 反复的空格没办法让文字对齐, 满篇都是空行只能一行一行地去删除, 还得在长篇文档里一个一个地手动输入目录, 这些非常繁琐的基础操作事情, 使得很多人不得不每天为了整理文档而加班熬到深夜。

其实, 绝大多数人把 Word 给用错了, 我们在那儿费力地、手动地去折腾各种排版工作, 可软件里早就自带了那些高效的功能了, 根本不用什么复杂的操作, 也完全不需要有什么专业的知识基础, 你只要掌握这么四个比较小众、但又非常常用的高级的隐藏技巧就行了, 就能轻轻松松地把那百分之九十的文档排版难题都给搞得定, 这样一来, 大家就可以从此告别那种低效的办公方式了。

1、通过按下一键操作就可以把杂乱的格式修好, 这样就再也不用一段又一段地进行调整了。

在工作的时候, 去摘抄网页或者其他文档里的内容, 经常会出现那个字体大小不一、颜色很乱、行间距搞错乱的情况, 要是逐段去修改的话, 那就特别地浪费时间。

现在来教你一个万能快捷键, 名字叫做Ctrl+Shift+N。先把那些乱糟糟的文本全部选中, 然后按下这个组合键, 这么一来就能一口气把所有多余的个人自定义格式给清除掉, 自动把文档内容适配到标准的正文样式里头去, 整个页面很快就会变得干净又规整起来。

2、通过一键式的操作手段, 就可以实现内容的精准对齐功能, 从而彻底地摆脱掉因为业余而导致的那些空格排版的问题。

许多人在对名单或者数据进行排版, 又或者是在制作项目清单的时候, 他们只知道反复地去敲击那些用来对齐的空格键, 这样做的结果呢, 要么是弄得歪歪扭扭、凹凸不平, 要么就是换一个设备查看就彻底错乱掉了, 最终让整份文档看起来显得极其的不专业。

其实, 真正那种专业的排版方法, 它叫制表位对齐, 所以不需要再去动手微调什么了, 借助那个制表位的功能就能实现, 这样一来就可以让所有的文字、数据还有条目都弄得规规矩矩、整整齐齐地对齐起来了, 结果就是排版变得精致又统一, 瞬间就把职场里面的专业质感给拉满了。

3、实现批量且一次性将所有的空行进行清空操作, 从而坚决地拒绝掉那种需要手动逐行去执行删除的任务方式。

在整理长篇报告以及汇总文档这种工作过程里, 文章中到处都有的那些零散的、断断续续的空行是最令人感到非常头疼的事情。面对有着几百几千行的那么长的文档, 如果采用手动的方法来删除这些空行, 这不但非常耗时费力, 还特别容易出现遗漏的情况, 从而导致需要反复地进行返工处理。

利用Word软件里的替换这个功能, 是可以把那些批量性的问题给一下子解决掉的。

你把替换那个窗口打开, 然后去选中那些对应的段落标记符号, 执行一下一键全局的替换操作, 这样系统就会自动地去清理整篇文章里面所有的那些没有用的空行花费几秒的时间就办完了这件事, 这可比人工慢慢去找然后再一个个删掉要节省半天的工作量多了。

4、系统能够自动地生成用于跳转的目录, 从而避免了人工进行手动的编写操作。

在撰写诸如毕业论文、工作总结以及项目报告这一些类的长文本文档时, 如果需要手动去输入目录的条目, 并且一个一个地去核对页码, 这种做法不仅效率低下速度慢得令人难以忍受, 更糟糕的情况是, 当你后续对正文内容做出任何修改之后, 这些原本好不容易核对好的页码很快就会陷入全部错乱的尴尬局面之中。

只要在开头先给文档里的一级标题和二级标题统一设置好样式, 然后去找到那个叫做引用功能的选项, 在里面选择自动目录这一个动作, 用一秒的时间就能生成一个可以点击跳转的、格式规范的目录内容, 在后续修改这份文档的内容时候, 这个目录里面显示的页码也能跟着同步进行更新处理, 这样做法起来效率非常高效, 而且能够实现零出错的效果。

那些真正厉害的职场人士, 他们是绝对不会选择依靠熬夜这种方式来硬生生地比拼工作时长度的做法的。

在日常的办公场景里面, 你有着大把的时间, 这些时间都统统消耗在了反复地进行排版工作上面, 还有那些重复性的修改任务当中, 这完全就是在白白地浪费你自己的时间和精力。

如果你能够学会并掌握这些非常实用且常见的 Word 相关小技巧的话, 你自然而然就能够省下那些繁琐复杂的操作步骤, 同时也能有效地减少那些毫无意义的无用功。

等到有闲暇的时候进行掌握并彻底理解, 使得自己不再被那些关于文档方面的繁杂琐碎事务所拖累, 从而能够腾出自己的一部分精力来专注于核心方面的事务。

我们会往后持续进行分享, 分享那些简单又能够让人轻易上手的办公技巧, 目的是帮助大伙儿轻松实现效率的提升,进而在面对工作压力之时, 能够从容地加以应对。

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