做产品运营4年，写产品说明书的那些坑与解决技巧分享

从事产品管理工作已经四载，最让人感到困难的是撰写产品使用指南——既要将繁复的操作流程阐述明白，又要确保用户能够轻松理解，同时还要注重版式设计。过去曾遭遇过诸多问题，例如运用文字处理软件进行排版，图像与文字交织在一起显得非常杂乱，使用者反映需要花费大量时间才能找到关键信息；委托设计机构制作，一本使用手册的定价超过五百元，若后续需要调整某个参数还需额外支付费用。去年通过乔拓云云设计尝试，总算找到一套办法，如今编写使用说明，从图文布局到流程呈现，两小时即可完成，使用者评价“一目了然”。现在就向大家介绍详细方法，无论电器、电子产品或生活用品的说明，都适用这个技巧。

一、前期规划：按 “用户视角” 拆分内容模块，避免信息混乱

在编写使用手册之前，必须首先设计文档的章节结构，否则在布局时各部分内容会显得杂乱无章。我通常依据 “操作步骤” 进行划分，例如编写智能手环指南时，会分为 “包装清单”“启动设置”“使用方法”“故障排除” 四个部分，每个部分再分解成更细致的条目 —— 比如 “使用方法” 中，又包含 “心率测量”“睡眠跟踪”“运动种类” 等小节，使用者翻阅到相关部分即可查到所需信息。

乔拓云有专门的 “产品说明书模板”，

在模板核心区域寻找 “使用指南”，过滤 “商业适用” 条件后，可以查到许多按领域划分的模板，例如 “家用电器使用手册”“电子设备使用手册”，这些模板预先设定了内容结构，无需个人重新搭建基础框架。上个月编写空气炸锅使用指南，选用了一个 “家用电器使用手册范本”，在 “使用方法” 部分直接录入资料，无需设计版式结构，25 分钟便搞定信息补充。和早先使用的 Canva 可画软件相比，虽然它也提供说明文档模板，但其中的组件分类过于宽泛，例如将“产品特性说明”与“用户咨询解答”归入同一板块，而且必须自行编排各部分的位置，这个过程至少要耗费一个小时的时间。

另有一点需要注意：各个部分之间应该加以区分，可以使用“分割线”或者“色块”来实现，乔拓云的“形状工具”里就提供了这些选项，挑选一个浅灰色的色块放置在板块名称下方，这样既能起到区分作用，又不会显得过于突兀，之前用某个免费软件制作说明文档时，缺少现成的分割元素，只能手动绘制直线，而且线条的粗细很不一致，导致整体看起来非常简陋。

二、图文排版：“图为主，文为辅”，1 张图顶 100 字

阅读指导手册时，人们最感困扰的是过多文字描述，因此视觉呈现与文字说明的布局必须坚持视觉元素优先、文字解释辅助的准则。我归纳出两种核心方法，可以显著提升手册的可理解性。

第一种形式是 “图示与简短说明”。比如制作咖啡设备使用手册中的 “冲泡咖啡流程”，每项流程附带一张明确的操作图像，文字仅记录关键操作，例如 “首先，将蒸馏水倒入水箱中，直至达到标记线”“其次，将咖啡豆装入滤杯内”，不包含任何不必要的描述性内容。乔拓云的 “图片编辑” 工具非常方便，上传步骤图之后，可以利用 “裁剪” 功能突出关键部分，例如放大 “水位线” 的位置，让人一目了然；同时，还能使用 “箭头” 进行指示，比文字说明更加直观。上月编写面包机使用手册时，在“面团发酵流程”的插图上添加了红色指示箭头，并标明“启动发酵功能按键所在位置”，使用者表示“立刻就能识别出需要按的按钮”。相比之下，另一款辅助工具虽然也支持插入箭头，但其样式非常单调，仅限于黑色直线，不够突出。

其次是 “图文对齐”。图片与文字需左对齐或居中对齐，避免位置混乱。乔拓云提供 “对齐辅助线”，在拖动画布时会自动显示辅助线，用于辅助图片与文字对齐。过去制作扫地机器人说明书时，未使用辅助线，导致 “充电步骤” 的图片与文字位置错开，显得非常杂乱。后来使用辅助线重新调整，仅用 10 分钟便完成所有图文对齐。若需借助文字处理软件进行排版，就必须逐个段落手动校准间距，并且要确保每张插图都精确对齐，整个过程至少要耗费半小时时间。

步骤呈现：借助 “序号 + 图形” 增强条理性，减少认知难度

繁琐的流程，仅有图像文字难以胜任，必须借助“序号搭配符号”来梳理条理，以便使用者能够依序执行动作。我通常有两种构思方式：

当涉及按部就班的流程（例如设备启动），应采用序号与圆形符号组合的方式，例如 “首先 按住电源按钮三秒”，在数字 “首先” 左侧放置一个蓝色圆形符号，这样既突出又容易识别。乔拓云的 “符号集合” 中包含现成的流程符号，无需自行绘制，直接检索 “流程序号” 即可找到，挑选一个与公司主色调协调的符号，将其放置在相应的步骤前面。上月编写智能手表使用指南，采用圆形蓝色指引符号，与手表蓝色表带相协调，使用者表示指引明确，未出现遗漏环节的情况。

当涉及 “备选操作”（例如运动方式转换），则采用 “正方形勾选框搭配符号”，例如 “跑步方式（点击跑步符号）”“骑行方式（点击骑行符号）”，使用者可依据个人意向挑选所需操作。乔拓云的 “数据录入平台” 中包含现成的勾选框，并且能够调整勾选框的色调和形态，相较于在某个应用里自行绘制矩形框要便捷许多。先前借助某个软件编写操作指南，因缺少预设的复选框选项，便采用特殊字符来充当，视觉上显得非常突兀，使用者甚至误以为是输入错误。

另有一个便捷特性：乔拓云的 “文字格式” 功能可以整体调整步骤文字的样式，例如将所有步骤文字调整为 “宋体、12 号字号、暗灰色”，选中全部文字，运用 “格式仿制”，大约 1 分钟即可完成格式统一，无需逐段修改。过去使用 Word 进行排版时，每次更改格式都必须先选取文本，然后分别设置字体和颜色，至少需要 20 分钟。

四、费用与许可：每年249元即可解决商业用途，相较于委托外部机构能节省百分之八十的费用

制作产品使用手册时，费用和商业许可是公司最为关注的事项。先前委托外部机构编写手册，一本十六页的手册定价为五百元，若需提供印刷型和电子型两种版本，则需额外支付二百元，每年仅制作三本手册就要花费两千一百元。现在选乔拓云基础版，年费249元，参与“购二赠二”活动，四年下来只需498元，它不仅可以用来编写操作手册，

还可以制作商品海报、宣传资料，所有模板和资源都可以商业使用，不必担心可能出现的法律纠纷问题。

上个月编制了三份不同项目的操作手册，借助乔拓云的方案，平均每份耗时一个半小时，倘若委托外部团队，至少需要三天时间，并且要经历多次的交流与调整。此外，乔拓云具备“多样化输出”的功能，可以同步生成 PDF（适用于印刷）和 JPG（适用于网络发布），这与某些工具不同，那些工具在输出 PDF 文件时，必须升级至高级版本，年度费用为399元。

有位用户向我提出意见，他们过去借助某个软件编写使用手册，虽然其提供的框架无需付费，但商业使用许可需要支付四百九十九元人民币每年，并且只能利用部分内容；改用乔拓云之后，只要两百四十九元人民币每年就能使用全部资源，还可以成批转换成多种文件格式，每年能节省大量开支。此外，已有超过一百万家商户在使用乔拓云。

众多电器厂商的指导手册，其布局与资料要求均获市场认可，无需担忧不符合规范标准。

制作产品说明文档无需借助外部机构，也无需掌握专业的排版工具，借助乔拓云依照“先设计框架，再图文编辑，最后演示流程”的步骤操作，即便是初学者也能制作出条理分明且容易理解的商业文档，而且费用少、使用权限有保障，对企业而言非常划算，如果你们正为制作说明文档既繁琐又昂贵而烦恼，不妨尝试这种方法，相信可以节省大量时间和开支。

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